Deze prompt bespaart je uren aan tijd!

Stel je voor met één simpele AI prompt bespaar je deze week minimaal één vergadering. Klinkt goed toch? Mijn naam is Joop Snijder en in deze korte aflevering van AIToday Live wil ik het hebben over een onderwerp dat vaak vergeten wordt in de AI hype. Namelijk schrappen in plaats van automatiseren. Vandaag ga ik je niet uitleggen hoe je met AI nog sneller natuurlijker maakt of nog slimmer je e-mail organiseert. Nee, ik wil een stap verder gaan. Welke taken kun je eigenlijk gewoon helemaal schrappen? Want soms is de beste AI-strategie niet nog meer automatiseren, maar gewoon dingen niet meer doen. Kijk, AI maakt veel taken sneller, maar zijn ze wel nodig? Overal hoor je het. AI maakt je efficiënter. AI helpt je bij e-mails beantwoorden, meetings samenvatten, presentaties maken en actielijsten opstellen. Je kent het wel, al die dagelijkse taken die onze agenda's overspoelen. En ja, ik geloof 100% dat AI hulpmiddelen hierbij kunnen helpen. Maar we missen volgens mij één essentiële vraag. Als AI een taak namelijk zo makkelijk kan overnemen, moet die dan eigenlijk wel gedaan worden? Want slimmer werken begint met jezelf afvragen. Waarom doe ik dat eigenlijk? Die nieuwe aandacht voor persoonlijke productiviteit vind ik fantastisch. Het dwingt je namelijk om na te denken van wat doe ik eigenlijk? Wanneer? Waarom? Is dit de beste manier? En er komt vaak de volgende stap. Hoe kan AI dit overnemen of verbeteren? Maar daar zit voor mij juist het spanningsveld. Ik las in het boek De AI Augmented Manager van Giovanni Gio Minola. Iets wat me echt aan het denken zette. De auteur schrijft namelijk. Managers moeten vaak dagelijks zoveel informatie verwerken dat het inefficiënt is om elk document grondig te lezen. AI tools kunnen nu samenvattingen genereren. En zo ging hij verder. En toen dacht ik even serieus. We krijgen dus zoveel informatie dat we het niet meer kunnen lezen. Dat is toch eigenlijk best zorgwekkend. De auteur gaat verder. AI kan presentaties genereren op basis van een lijst kernpunten. en AI kan vergaderingen transcriberen en samenvattingen maken. En wat hier gebeurt, we maken dus meer content omdat het kan en die content moet dan worden samengevat omdat niemand het meer leest. Het is alsof je een gat graaft en vervolgens een ladder nodig hebt om er zelf weer uit te komen. Ik betrapte mezelf erop dat ik enthousiast werd bij de gedachte aan AI die mijn meeting samenvalt tot ik me afvroeg waarom ik überhaupt bij sommige meetings zat. Alle hele tijd geleden deed ik iets wat misschien mijn collega's verbaasd achterliet. Ik besloot om niet meer deel te nemen aan een reeks terugkerende meetings. Anderhalf uur per keer. Meetings die als een energie vampier aan mijn agenda zogen. Maar, Joop vroegen ze, hoe blijf je dan op de hoogte? En wil je geen AI tool gebruiken om de meetings samen te vatten? Wat ze niet begrepen, soms is de beste AI-strategie helemaal geen AI gebruiken, maar de taak gewoon volledig schrappen. Dit ging over de volgende meetings. Bij onze organisatie hebben we twee wekelijkse afstemmingssessies. Experts komen samen, twee per specialisme, om praktische zaken te bespreken en dubbel werk te voorkomen. Klinkt nuttig toch? Maar toen ik er kritisch naar keek, vielen me twee dingen op. Waarom moeten we er allebei bij zijn? En hoe groot is het risico op dubbel werk echt? Zijn er geen andere vroegere signalen die ons waarschuwen? Het antwoord? Nou, het risico was klein. Impact laag. En ik hoefde er persoonlijk niet bij te zijn. Het was confronterend om te erkennen dat iets wat ik als belangrijk beschouwde eigenlijk overbodig was. Maar weet je wat? Door te stoppen won ik niet alleen die anderhalf uur, maar ook de voorbereidingstijd en de mentale ruimte die de meeting innam. En misschien denk je nu, ja maar niet alle meetings zijn overbodig. Niet al mijn werk kan zomaar geschrapt worden. Nee, natuurlijk niet. Maar hier is mijn uitdaging voor jou. Als je merkt dat een taak zo makkelijk door AI kan worden overgenomen, dat het bijna volledig geautomatiseerd kan worden. Is dat misschien een signaal dat je naar ballast kijkt in plaats van naar waarde? En herken je dat gevoel dat je driftig zoekt naar de perfecte AI prompt om een taak te automatiseren, maar ergens diep van binnen weet dat die taak eigenlijk helemaal niet zo nodig is? Nou, daarom heb ik een ludiek, maar stiekem heel serieus hulpmiddel voor je. De anti-meeting prompt. Open ChatGPT, kopen of je favoriete AI chatbot en plak deze prompt voor je volgende meeting. Hier is die. En ik neem hem natuurlijk in de show notes over. Daar kan je hem gewoon kopiëren en plakken. Je hoeft niks achter te laten zo direct op LinkedIn. Je kan deze gewoon. Die krijg je. De prompt is. Stel mij de volgende vragen één voor één. Dat is wel belangrijk. Stel mij de volgende vragen één voor één. Wacht naar elke vraag op mijn antwoord. Voordat je de volgende vraag stelt. Gebruik naar alle antwoorden mijn input. Om eerlijk te adviseren. Bijwonen. Alleen het verslag lezen slash schrijven. andere vorm van communicatie of meeting verwijderen. Geef pas advies als ik alle antwoorden heb beantwoord. Einde prompt. Het klinkt misschien grappig, maar als je deze vragen echt serieus beantwoord, krijg je scherp inzicht in waar je tijd en energie naartoe gaat. En je zult verbaasd zijn hoeveel je zonder problemen kunt schrappen. Dus mijn uitdaging voor jou, probeer deze prompt eens uit. Deel je inzichten met collega's, mag ook via socials naar mij toe, en durf radicaal eerlijk te zijn over je eigen werk. Want misschien is de echte AI-revolutie niet dat machines ons werk overnemen, maar dat ze ons dwingen te vragen, waarom doen we dit eigenlijk? En ja, ik praat hier vol passie over AI en AI-tools in de podcast en gebruik ze dagelijks en vind ze fantastisch. Maar met dit voorbeeld wil ik je even prikkelen om anders naar productiviteit te kijken. Een beetje als knipoog, maar wel serieus. Technologie is niet altijd oplossing. En soms is de oplossing gewoon niets doen. Je zult merken dat je niet alleen efficiënter werkt. Maar vooral meer rust en focus ervaart. En wie weet ontdek je dat de beste productiviteit soms verborgen zit in wat je niet doet. Dankjewel weer voor het luisteren. Ik ga even niets doen. En tot maandag bij de volgende aflevering van E-UiTB Live. Vergeet je niet te abonneren. Dan krijg je maandag gewoon een centje.